בחנו כל התחייבות מול היכולות שלכם
מפו את הדרישות הטכנולוגיות במכרז והממצאים שמוכיחים שתוכלו לעמוד בכל אחת מהן. בררו מה מהן נשען על שותפים והאם נחתמו איתם הסכמים מחייבים לצורך המכרז. דרשו להבין את החשיפה לקנסות בתרחיש הגרוע ביותר ביחס לשווי החוזה.
התאימו כל שירות דיגיטלי נדרש לרכיבי חומרה, תוכנה, כוח אדם ותמיכה. כללו תחזוקה, קישוריות, חלפים ושינויי אינטגרציה. הציוד הזול ביותר הוא רק לעיתים נדירות החסכוני ביותר לתפעול.
הגבילו את התלות בשותף שלכם
שותף יכול לחזק את אמינות ההצעה בלי להשתלט על הפעילות שלכם. בררו מה יישאר בבעלות ובשליטה שלכם: מערכות, נתונים והזכות להחליף ספק בשלבים הבאים. בררו מה יקרה אם השותף יכשל באמצע הדרך ומי יספוג את קנסות המזמין.
בקשו מהרכש ומהייעוץ המשפטי לבחון את תנאי הביצוע והאחריות, ובדקו אילו מחויבויות ספק תואמות את תנאי השירות בזיכיון.
מה חשוב לבדוק בכל תפקיד
אם אתם חברי דירקטוריון, אשרו את ההגשה עם התניות לגבי חוזי השותפים ומגבלות סיכון. לאחר הפסד בניקוד הטכני, השוו את הפרקים הטכניים בהצעה לקריטריונים ולמה שהציע הזוכה, ככל שהדבר ידוע. נהלו ערעור אפשרי מול הייעוץ המשפטי, בנפרד מהפקת הלקחים.
אם אתם המנכ״ל, בדקו מי ניסח את הסעיפים הטכניים והאם הם מסוגלים לממש אותם. שאלו איזו התחייבות טכנולוגית לא תומחרה במלואה בהצעה לפני שאתם קובעים את המחיר הסופי.
מה לבדוק לפני שמחליטים
- רשמו כל התחייבות טכנולוגית במכרז ואת הראיות לכך שתוכלו לספק אותה.
- בררו אילו התחייבויות נשענות על שותפים והאם נסגר איתם הסכם למכרז.
- בדקו מהי החשיפה לקנסות המרבית ביחס לשווי ההתקשרות.
- תמחרו כל שירות נדרש כולל תחזוקה, תקשורת, חידוש ציוד ותמיכה.
- קראו את סעיפי השותפות בנושאי היקף, בלעדיות, תקופה, מנגנוני יציאה ושלבים עתידיים.
- חשבו מה תעשו אם שותף ייכשל באמצע תקופת החוזה.
- לאחר הפסד במכרז, השוו את המענה הטכני לקריטריוני הניקוד ולמשוב שנמסר.
שאלות נפוצות
ההנהלה רוצה לגשת למכרז שדורש יכולות טכנולוגיות שטרם סיפקנו. מה הדירקטוריון צריך לבדוק לפני אישור ההצעה?
דרשו לראות תוכנית יישום מפורטת לכל יעד טכנולוגי: מי מנהל, על בסיס איזה ניסיון מוכח, מהי התוכנית החלופית, ומה עלות הקנסות המקסימלית. הצעה ללא נתונים אלה היא הימור. הדבר תלוי בהתחייבות חתומה של שותפים בעלי יכולת ובהיקף הקנסות יחסית לגודל העסקה.
ההנהלה רוצה להתחרות במכרז חשמול בליווי שותף טכנולוגי, מה הדירקטוריון צריך לשאול על רמת התלות?
שאלו מה החברה תחזיק ותנהל במסגרת שיתוף הפעולה: מערכות, מידע, אפשרות החלפת ספקים בהמשך, ומה אחריות השותף אם יציג ביצועים ירודים. שותף יכול לחזק את אמינות ההצעה מבלי לקבל בעלות על פעילות החברה. הדבר תלוי באורך ההתקשרות ובאפשרות לחלק את פעילות השותף לשלבים.
הפסדנו במכרז בגלל הציון הטכני, וההנהלה טוענת שההערכה לא הייתה הוגנת. אילו לקחים הדירקטוריון צריך לדרוש לקראת המכרז הבא?
השיגו את פירוט הניקוד והשוו את התוכן הטכני בהצעה לדרישות המקוריות ולמה שהציע הזוכה, ככל שידוע. הוגן או לא, ההשוואה תחשוף איפה ההצעה לקתה בחסר. לאחר מכן קבעו אילו כישורים או שותף דרושים לפעם הבאה. הדבר תלוי ברמת הפירוט של המשוב ובשאלה האם המענה נכתב על ידי אנשי ביצוע.
אילו עלויות טכנולוגיות כדאי לאמת לפני הגשה למכרז זיכיון תחבורתי?
תמחרו את חובת השירות וכלל התלויות התפעוליות שלה, מעבר לרכש החומרה הבסיסי. הדבר תלוי בדרישות המכרז בפועל, במודל התמיכה, בקישוריות, בצורך להחליף ציוד ובחלוקת האחריות לאי-עמידה בהתחייבויות השירות.
איך אני יכול לעזור בהחלטה הזו
- שאלה או שיחה (ללא עלות)
- אציע אילו התחייבויות כרוכות בעיקר הסיכון ואיזו דרישה תומחרה בחסר. אגדיר לכם מה לדרוש לפני שליחת ההצעה.
- בדיקה והערכה (משלמים רק אם קיבלתם ערך)
- אכתוב חוות דעת בלתי תלויה לדירקטוריון על ההתחייבויות הטכנולוגיות, הסכמי השותפים, עלויות התפעול והחשיפה. אמליץ אם לאשר את ההגשה, להציב תנאים, לתקן את ההצעה או לוותר עליה.
- ליווי שוטף (בזמן ובקצב שמתאימים לכם)
- אעמוד לרשות הדירקטוריון לאורך תקופת המימוש לבחינת ההתחייבויות וביצועי השותף בכל אבן דרך.