מתחילים מהחיסכון ומהתהליכים
רשמו את החיסכון שהובטח לצד הפעולה הנדרשת להשגתו, וסמנו מה מצריך שינויי מערכות. ממשו את שאר הצעדים תחילה ודווחו עליהם.
לאחר מכן הגדירו מה העסק באמת צריך ממערכת אחודה. איחוד תוכנית חשבונות ושכבת דוחות עשויים לפתור את רוב הקושי בלי להעביר את כל הפעילות למערכת אחת. דרגו את התהליכים שנפגעים מהמצב הנוכחי לפי העלות שלהם לארגון.
בחירת מערכת היעד לפי התאמה, והגנה על החברה הנרכשת
השוו בין שתי המערכות לפי התאמתן לתהליכים המאוחדים ולפי אופק התמיכה של כל ספק. בחרו במערכת שמשרתת את הצרכים במינימום שינויים. בדקו בשני החוזים את תנאי היציאה ומועדי הסיום.
בדקו היכן המעבר עלול לפגוע בשירות ללקוחות החברה הנרכשת, ודאגו למנוע זאת. התייחסו לכל אתר שנרכש כהחלטה עצמאית לפני שמשלבים אותו בפרויקט שכבר רץ. אשרו הרשאות מחדש לפי צורך עסקי במקום למזג קבוצות גישה באופן אוטומטי.
מה חשוב לבדוק בכל תפקיד
אם אתם בדירקטוריון ושני צוותי ההנהלה מתווכחים אילו מערכות להשאיר, מקדו את הדיון בעסק. בקשו הסכמה על תהליכי העבודה לאחר המיזוג, השוואה אובייקטיבית של המערכות מולם, ומוביל יחיד. הגדירו נקודות בקרה ומה יוצג בכל אחת מהן.
אם אתם המנכ"ל או מובילים את הטכנולוגיה, מנו גורם עסקי אחראי ואחראי לנתוני האב לפני שמניעים שוב את התהליך. אחדו קודם את המערכת שמניבה את מרב החיסכון, בקצב שצוות קטן מסוגל להוביל.
מה לבדוק לפני שמחליטים
- רשמו את החסכונות המובטחים, הפעולות הנדרשות, ומה מתוכם מחייב התאמות מערכת.
- בדקו אם תוכנית חשבונות אחיד ושכבת דיווח יפתרו את הבעיות המרכזיות.
- השוו בין המערכות על בסיס התאמה לתהליכים המשותפים ואופק תמיכת הספק.
- מנו מוביל אינטגרציה יחיד בעל סמכות על מחלקות ה-IT בשתי החברות.
- זהו מה לקוחות החברה הנרכשת עלולים לחוות, ונטרלו פגיעה בהם.
- בדקו את תפקידי המשתמשים, ההרשאות והאחריות עליהם לפני שמאחדים את מערכות ניהול הזהויות.
- בדקו תנאי ביטול ומועדי סיום בשני חוזי הספקים.
שאלות נפוצות
חיבור המערכות בחברה שבפורטפוליו שלנו נתקע בגלל ויכוח אילו מערכות להשאיר. איך הדירקטוריון צריך להתערב?
קבלו החלטה עסקית ולא טכנולוגית: באילו תהליכים החברה הממוזגת תלויה, איזו מערכת תספק מענה במינימום זעזועים, ומי מנהל את האיחוד עם סמכות על שני הצוותים. דרשו תוכנית עבודה שממפה את החיסכון מול הצעדים. זה תלוי ברמת השוני בין העסקים ובחסכונות שתלויים באינטגרציה.
שנה לאחר הרכישה המערכות עוד לא חוברו והחיסכון המובטח לא הגיע, מה עושים?
תחזרו לרשימת החיסכון ותבררו מה מתוכה באמת מחייב חיבור מערכות; לא מעט מגיע מחוזים, ספקים ותפקידים כפולים שאפשר לטפל בהם כבר עכשיו. לאחר מכן חברו רק את המערכות שנחוצות להשגת יתרת החיסכון, בסדר שצוות מצומצם יכול להוביל. זה תלוי ביעדים שהובטחו ובפער בין תהליכי העבודה של שני הגופים.
האם כדאי להרחיב את פרויקט ה-ERP למפעל שזה עתה נרכש?
תתייחסו למפעל החדש כהחלטה נפרדת לגמרי בתוכנית. שילובו תלוי בהתאמה תפעולית, דחיפות עסקית, והשאלה אם הוספתו מסכנת הישגים שכבר הובטחו במקומות אחרים.
שנה לאחר המיזוג אנחנו עדיין עם שתי מערכות ERP והתהליך תקוע, מה הצעד הריאלי הבא?
תגדירו קודם מה העסק צריך ממערכת אחודה, כי תוכנית חשבונות ושכבת דוחות משותפות עשויות לספק את המענה בלי להעביר את כל הפעילות למערכת אחת. אחר כך תבחרו מערכת יעד לפי תאימות לתהליכים ויכולת הצוות. זה מושפע מהשוני בין הפעילויות ומהשאלה אם יש כיום מי שאחראי לחיבור המערכות.
האם לאחד את מערכות ניהול הזהויות בחברות שנרכשו לפני שמסדירים את ההרשאות והאחריות עליהן?
תאשרו מחדש הרשאות לפי צורך עסקי במקום לאחד קבוצות בצורה עיוורת. המתווה תלוי באיכות נתוני המשתמשים, הגדרת התפקידים, ומעבר מבוקר לעובדים שצריכים גישה לשני הצדדים.
איך אני יכול לעזור בהחלטה הזו
- שאלה או שיחה (ללא עלות)
- אציע אם נדרש חיבור מלא בין המערכות או מהלך מצומצם יותר, ואיך להכריע בוויכוח לפי תהליכי העבודה שהעסק צריך.
- בדיקה והערכה (משלמים רק אם קיבלתם ערך)
- אכתוב חוות דעת בלתי תלויה של החיסכון הצפוי, חלופות החיבור ומערכת היעד מול תהליכי החברה המאוחדת. אמליץ על ההיקף, הסדר הנכון וסמכויות המוביל.
- ליווי שוטף (בזמן ובקצב שמתאימים לכם)
- אשאר בתמונה לאורך השילוב כדי לבחון כל שלב מול התועלת והחיסכון שהוא נועד להביא.