קודם משווים אנשים ותנאים, אחר כך מותג
חברה גדולה עלולה להעביר את הפרויקט לאנשי צוות פחות מנוסים ברגע שהעסקה נסגרת. חברה קטנה עלולה להתפרק אם עובד מפתח יעזוב באמצע. דרשו התחייבות שמית לצוות הליבה משני הסוגים, עם זכות וטו על החלפות, וראיינו את המובילים על פרויקט דומה שהם ניהלו בפועל.
בקשו מהחברה הגדולה פירוט של היחס בין אנשי צוות מנוסים לעובדים בתחילת דרכם לפי שלבי הפרויקט. שאלו את המשרד הקטן מה התוכנית אם שותף מרכזי פורש. תרימו טלפון לממליצים ובררו בדיוק מי עשה את העבודה והאם הם נשארו עד הסוף.
למצוא את הסיבה לפני שמחדשים או מחליפים
עיכובים או רצף תקלות יכולים לנבוע מהשותף, מההחלטות שלכם או מספק שלישי. הכינו בעמוד אחד ציר זמן של העיכובים, וציינו לצד כל עיכוב את ההחלטה שהובילה אליו. הפרידו בין דרישות שלא הובנו, טעויות שחוזרות על עצמן ובעיות אינטגרציה, והשוו את מה שנמסר מול מה שהוגדר מראש.
העבירו לשליטתכם את התיעוד, הבדיקות והסביבות עוד לפני שמדברים על חידוש, ודאו שצוות אחר יוכל להפעיל את המערכת בעזרתם. לאחר מכן, פצלו את התמיכה השוטפת מהשלב הבא בפיתוח, עם חוזים ותנאי יציאה נפרדים. הגדירו קריטריונים מדידים לאישור התוצרים לשלב הבא לפני שאתם סוגרים עליו.
תלוי איפה אתם עומדים כרגע
אם אתם בוחרים שותף למערכת מרכזית, הכניסו את שמות הצוות ותנאי היציאה ישר לחוזה לפני החתימה. אם פרויקט הסתיים באיחור ואותו שותף מבקש הארכה, נתחו קודם את שורש העיכוב וחלקו את התמיכה ואת השלב הבא לשני הסכמים.
אם השותף מחליף צוותים בקצב גבוה, תמדדו כמה שעות הצוות שלכם משקיע בבדיקות ותיקונים לפני ואחרי כל סבב. דרשו צוות ליבה ששמות אנשיו נקבעו מראש עם תקופת הודעה מוקדמת מוגדרת, ובקשו תוכנית מעבר מחלופה אחת כדי להבין מה העלות האמיתית של החלפה.
מה לבדוק לפני שמחליטים
- לעגן בחוזה התחייבות שמית לאנשי המפתח, כולל אישור שלכם לכל שינוי.
- לראיין את המובילים המוצעים ולבקש מהם פירוט על פרויקט מקביל שהם הריצו בפועל.
- לדבר עם לקוחות עבר ולשאול מי בדיוק הרים את הפרויקט והאם הוא נשאר שם.
- למפות ציר זמן של תקלות עבר לצד ההחלטות והגורמים שגרמו לכל עיכוב.
- להבטיח שהתיעוד, מערכי הבדיקות והסביבות נמצאים בשליטתכם, ולוודא שספק חלופי יכול לתפעל אותם.
- להפריד את שירותי התמיכה מהשלב הבא, ולהגדיר קריטריונים מדידים לאישור התוצרים, שייקבעו מראש.
- לבקש הצעת מעבר משותף מתחרה, כדי לקבל תמונה אמיתית של עלויות ההחלפה.
שאלות נפוצות
פרויקט האינטגרציה הסתיים באיחור של שנה. האם להמשיך עם אותו ספק לתמיכה ולשלב השני?
מחדשים רק אחרי שמבינים למה נוצר העיכוב, כי הסיבה תבהיר אם השותף הוא הבעיה או רק סימפטום. הפרידו את חידוש התמיכה מהיציאה לשלב ב', ודאגו שתיעוד הממשקים יישב אצלכם קודם. זה תלוי אם העיכוב נבע מהאינטגרטור, מהחלטות שלכם או מספק ה-EMR.
ספק הפיתוח שלנו בחו"ל מחליף את אנשי הצוות שוב ושוב, והאיכות יורדת. להישאר איתו או לעבור לספק אחר?
תמחרו את הנזק של תחלופת הצוות בשעות עבודה שלכם ובבאגים, והשוו את זה לעלות של מעבר לספק אחר. דרשו מהם התחייבות שמית לצוות עם קנסות על הפרה, ותראו איך הם מגיבים. הכל תלוי בכמה מהידע על המערכת שלכם נעול אך ורק אצלם.
איך בוחרים בין חברת ייעוץ גדולה לחברה קטנה שמתמחה בתחום לצורך ביצוע הפרויקט?
תבחרו באנשים שיישבו לעבוד על הקוד והמערכות ובתנאים שימנעו מהם לעזוב, לא משנה מה גודל הפירמה. שפטו את הגדולים לפי התחייבות לעובדים ספציפיים, ואת הקטנים לפי יציבות ורשת ביטחון. הדבר תלוי בגודל המיזם, בהיקף הידע הייחודי לספק שנחוץ ובמה שקורה כשאדם מרכזי עוזב.
האם להחליף את ספק הפיתוח או לשנות את האופן שבו בודקים ומאשרים את התוצרים?
השוו את דפוס התקלות לדרישות, בדקו חלוקת תחומי אחריות ואת היכולת המוכחת של הספק. הדבר תלוי בשאלה האם הצוות הקיים מסוגל לעמוד ברף קבלה מוגדר ומה ידרוש מחליף כדי להצליח.
איך אני יכול לעזור בהחלטה הזו
- שאלה או שיחה (ללא עלות)
- אציג את הזווית שלי לגבי מה לברר מול כל חברה, כדי שההשוואה תתבסס על כוח אדם ותנאים. אם הארכת חוזה עומדת על הפרק, אפרט כיצד לנתח עיכובי עבר.
- בדיקה והערכה (משלמים רק אם קיבלתם ערך)
- אכתוב חוות דעת בלתי תלויה על ההצעות, הצוות והתנאים, או על ביצועי הספק עד כה ועלות המעבר לספק אחר. אמליץ עם איזה גורם להתקשר, או אם להאריך, לפצל, לצאת למכרז חדש או להחליף, ובאילו תנאים.
- ליווי שוטף (בזמן ובקצב שמתאימים לכם)
- אשאר זמין בצמתי החלטה להמשך כדי לבחון שינויי כוח אדם ואבני דרך מול ההסכמים שנחתמו, האחריות לביצוע נשארת אצל מנהלי הפרויקט מטעמכם.